Dauguma paprastų vartotojų su el. paštu dirba tiesiogiai svetainėje. Jo teikiamų funkcijų pakanka kurti ir gauti el. Bet ką daryti, jei reikia išsiųsti tą patį laišką dideliam skaičiui žmonių, reikia išsiųsti tam tikrą žinutę konkrečiu laiku, toliau siųsti laiškus nedalyvaujant žmogui, kol jis atostogauja paplūdimyje? Tokiais atvejais į pagalbą ateina įvairiausios automatinio pašto siuntimo programos ir paslaugos. Jie skiriasi funkcionalumu, mokamais / nemokamais, darbo ypatumais ir daugeliu kitų veiksnių, tačiau juos vienija tai, kad jiems nereikia nuolatinio žmogaus buvimo darbui. El. laiškai gali būti siunčiami 24 valandas per parą su skirtingais reguliuojamais intervalais.
Kam mums reikalingi naujienlaiškiai?
Nuomonė, kad svetainė yra pagrindinė ir efektyviausia rinkodaros priemonė, toli gražu neatitinka tiesos. Dauguma prekės ar paslaugos pirkėjų vienu metuapsilankę interneto puslapyje dar nesate pasiruošę apsispręsti dėl pirkimo. Priežastys gali būti įvairios, ir ne paskutinėje vietoje yra banalus užmaršumas. Klientai tiesiog neprisimena, kad būtų matę ką nors, kas patrauktų jų dėmesį. Kai kuriems potencialiems pirkėjams tenka ne kartą apie save priminti, kol galiausiai jie apsipirks. Ir automatinis išsiųstas el. laiškas yra toks priminimas.
El. pašto klientų ir paslaugų galimybės
Yra daug mokamų ir nemokamų korespondencijos automatinio siuntimo programų ir paslaugų. Jų funkcionalumas neapsiriboja laiškų siuntimu be žmogaus įsikišimo, jų galimybės yra daug platesnės:
- Prieš masinį siuntimą laiškų efektyvumą galima patikrinti pasirinktoje vartotojų grupėje, tiriant šių laiškų siuntimo ir pristatymo statistiką, klientų aktyvumą juos gavus.
- Paslaugos leidžia reguliariai atnaujinti prenumeratorių sąrašą apdorojant paslaugų pranešimus apie pristatymo klaidas. Taigi sistemos resursai nėra švaistomi siunčiant nenaudingus laiškus adresais, kurių nebėra.
- Statistikos duomenys apie nuorodų paspaudimus el. laiškuose padės įvertinti reklaminės kampanijos efektyvumą.
- Įdiegta technologija, skirta abonentų vietai nustatyti, leis pasirinkti laiškus siunčiamiems laiškams pagal geografiją.
- Laiškų siuntimo bazę galima papildyti įvairiais automatiniais būdais, pavyzdžiui, nuskaitantsvetaines žiniatinklyje.
Automatiniai atsakymai į laiškus taip pat sukonfigūruoti. Tai bus naudinga, pavyzdžiui, išvykstant. Jį parašiusį asmenį galima informuoti, kad laiškas gautas, tačiau atsakymas į jį bus grįžus po kurio laiko. Jei pasikeitė el. pašto adresas, labai paprasta gauti laiškus, išsiųstus senuoju adresu – tiesiog nustatykite persiuntimą. Tačiau kaip pranešti visiems rašantiems, kad senasis adresas nebeaktualus, o kitą kartą geriau rašyti tiesiai į kitą? Ir automatinis rašymas padės tai padaryti.
Tokios programos paprastai turi tipiškus raidžių šablonus, kuriuos galima lengvai modifikuoti, kad atitiktų jūsų poreikius. Dėl viso to automatinis siuntimas paštu leidžia reklamuoti prekes ir paslaugas su minimaliomis laiko ir pinigų sąnaudomis reklamai, korespondencijos apdorojimui ir analizei.
Ką siųsti?
Populiariausi laiškai yra sveikinimai (pavyzdžiui, užsiregistravus š altinyje) ir padėkos (pavyzdžiui, už puikų užsakymą ar ilgalaikį bendradarbiavimą su įmone).
Sveikinimai yra dažniausiai skaitomos raidės. Žmonės įpratę juos matyti, dauguma jų atidaro ieškodami naudingos ar įdomios informacijos.
Padėkos laiškuose gali būti informacija apie užsakymą, pristatymo būdą, įvairias akcijas ir nuolaidas nuolatiniams klientams. Visa tai traukia žmones, o tokie laiškai, kaip taisyklė, taip pat yra skaitomi ar bent jau atsainiai peržvelgiami.
Automatinis rašymas galisiūlyti produktus, susijusius su tais, kuriuos asmuo įsigijo arba kuriais jis domėjosi. Laiškai leis pasveikinti, pavyzdžiui, su gimtadieniu, pateikiant individualų naudingą pasiūlymą.
Norint dirbti su sudėtingomis klientų problemomis, žinoma, jau reikės specialistų. Tačiau paprastesnes problemas dėl automatinių raidžių galima išspręsti visą parą ir kasdien, kai naudotojams jų reikia.
Tarp įvairių programų ir paslaugų Microsoft Outlook programa yra gerai žinoma, todėl jos pavyzdžiu bus svarstomi adresų sąrašų kūrimo, automatinių atsakymų ir tam tikrų laiškų persiuntimo kitais adresais metodai.
Naujienlaiškis
Norint išsiųsti laišką didelei žmonių grupei, nereikia kiekvieną kartą jų rankiniu būdu įtraukti į adresatų sąrašą. Norėdami tai padaryti, galite sukurti adresatų sąrašą. Programos skirtuke „pagrindinis“turite pasirinkti elementą „sukurti kontaktų grupę“, tada nurodyti šios grupės pavadinimą ir pridėti prie jos narių. Dalyvių sąrašas ir grupės pavadinimas, jei reikia, redaguojami arba visiškai ištrinami. Tas pats kontaktas gali būti įtrauktas į savavališkai daug vartotojų grupių, kurioms bus siunčiamas automatinis paštas. Taip sutaupoma daug laiko.
Automatinis rašymas: kaip tai padaryti
Kartais reikia išsiųsti automatinį laišką griežtai nustatytu laiku, o paties siuntėjo nesant prie kompiuterio. Automatinis el. laiškų siuntimas programoje „Outlook“leidžia tai padaryti. Turėtumėte parašyti įprastą laiškąpridėkite prie jo norimus failus, nurodykite gavėją (-us) arba adresų sąrašą, tada eikite į meniu skyrių „Parinktys“. Toliau šioje skiltyje pasirenkama prekė „atidėti pristatymą“, o tada – „nepristatyti iki“. Tada sukonfigūruojami visi reikalingi parametrai, įskaitant laiško išsiuntimo datą ir laiką, pristatymo buvimą ar nebuvimą ir skaitymo pranešimus ir tt
Nurodę visus reikiamus duomenis, išsiųskite el. Jis bus išsaugotas išsiųstų laiškų aplanke, tačiau realiai gavėjui atiteks tik nurodytą dieną ir valandą. Svarbu, kad šiuo metu kompiuteris būtų įjungtas, jame veiktų programa, taip pat būtų interneto ryšys. Jei šios sąlygos nebuvo sukurtos tinkamu laiku, tada automatinis laiškų išsiuntimas įvyks tą akimirką, kai jos pagaliau bus įvykdytos. Tai nėra labai patogu, bet nieko negalite padaryti.
Automatiškai persiųsti Outlook el. laiškus
Yra du būdai, kaip siųsti laiškus iš pirmojo adresato kitiems – persiuntimas ir peradresavimas. Persiųsti laiškai išsiskiria tuo, kad temoje yra santrumpa FW, o gavėjas mato, iš kurio adreso laiškas iš pradžių buvo išsiųstas, o iš kurio vėliau jam persiųstas. Peradresavimo gavėjas nepastebi, jis mato laišką tokį, koks buvo išsiųstas pirmojo siuntėjo.
Persiuntimo valdymas
Galite nustatyti absoliučiai visų pranešimų persiuntimą arba sukurti taisykles, reglamentuojančias, ką ir kada reikia persiųsti. Tokiu atveju persiųstos žinutės išsaugomos aplanke"Pašto dėžutę". Programa išanalizuoja išsiųstą laišką ir, jei jis atitinka taisyklėse nurodytas sąlygas, tuomet atlieka šios taisyklės nurodytą veiksmą. Tai gali būti ne tik automatinis laiškų persiuntimas ar atsakymas į juos, bet ir perkėlimas į konkretų aplanką, t.y. rūšiavimas, trynimas ir pan.
Norėdami sukurti gaunamos korespondencijos apdorojimo taisykles, pagrindiniame programos skirtuke turite pasirinkti elementą „taisyklės“. Be to, meniu "tvarkyti taisykles ir įspėjimus" gautų laiškų apdorojimo algoritmai jau yra tiesiogiai sukonfigūruoti.
Persiųsti atsisakymą
Kai kurių el. laiškų negalima persiųsti – taip nutinka, kai siuntėjas siunčiamiems laiškams apsaugo, neleisdamas gavėjui dalytis šia informacija su niekuo kitu. Tokį apribojimą pašalina tik siuntėjas, gavėjas jokiu būdu to padaryti negalės.
Taip pat įmonėse sistemos administratorius gali nustatyti savo taisykles, kurios riboja arba draudžia pilną laiškų persiuntimą už įmonės tinklo, o kartais net ir jo viduje. Tai daroma siekiant apsaugoti įmonės informaciją.
Automatiniai atsakymai
Jei adresato nėra dėl komandiruotės, atostogų, ligos ar dėl kitų priežasčių, galima nustatyti automatinį atsakymą į laiškus. Jei paštas yra įmonės pašto tarnyboje, galite sukurti skirtingus atsakymus į laiškus, gautus iš kitų įmonės darbuotojų, ir į gautus iš išorės.
Norėdami įjungti šią funkciją, programos meniu skiltyje „failas“pasirinkite elementą „automatiniai atsakymai“, kur turite pasirinkti „siųsti automatinius atsakymus“. Šioje skiltyje rašomas laiškų tekstas, nurodomas laikotarpis, per kurį šie atsakymai bus išsiųsti. Jei naudotojas prisijungs nepasibaigus šiam laikotarpiui, jis bus paragintas išjungti funkciją.
Automatinių atsakymų galiojimo laikotarpiu galite nustatyti laiškų apdorojimo taisykles, pavyzdžiui, persiųsti juos kitiems įmonės darbuotojams, kurie galėtų išspręsti iškilusias problemas ir pan.
Programoje yra išsami pagalba, taip pat įrankių patarimai, padedantys išvengti dažnų klaidų dirbant su ja.
