Personalo veiklos vertinimo sistemos, pagrįstos KPI, Rusijoje įgauna vis didesnį populiarumą. Pagrindiniai tokių mechanizmų privalumai yra racionalus įmonių veiklos atspindys.
KPI: kas tai yra
KPI (KPI) yra angliška „pagrindinių veiklos rodiklių“santrumpa, rusiškai ji vadinama KPI – pagrindiniai veiklos rodikliai (kartais parametrai). Tačiau originaliame užsienio skambesyje jis naudojamas kaip norma. KPI – tai sistema, leidžianti įvertinti įmonės darbuotojų veiklą, siekiant tikslų (strateginių ir taktinių).
„Pagrindiniai rodikliai“leidžia įmonei analizuoti savo struktūros kokybę, potencialą sprendžiant problemas. KPI pagrindu taip pat formuojama tikslų valdymo sistema. Tai yra svarbiausias veiksnys: jei nėra požymių, kad būtų tikslinami veiklos rodikliai, tai nėra ko taikyti „pagrindiniams rodikliams“. Taigi valdymas pagal tikslus ir KPI yra du tarpusavyje susiję reiškiniai. Pirmasis apima, visų pirma, darbo rezultatų prognozavimą, taip pat planavimą, kaip šie rezultatai bus pasiekti.
Kas sugalvojo KPI?
Tačiau istorija neduoda vienareikšmiško atsakymo į šį klausimągalite pamatyti, kaip pasaulio vadovybė suprato KPI, kas jie yra ir kodėl jie naudingi. XIX amžiaus pabaigoje ir XX amžiaus pradžioje sociologas Maxas Weberis nustatė, kad yra du būdai įvertinti darbuotojų darbą: vadinamasis „sultonas“ir meritokratas. Pagal pirmąjį, viršininkas („sultonas“) savo nuožiūra įvertino, kaip žmogus susidoroja su savo pareigomis. Racionalus pradas čia vaidina antraeilį vaidmenį, pagrindinis dalykas yra grynai emocinis pavaldinio darbo suvokimas.
Meritokratinis metodas yra tada, kai darbo rezultatai vertinami pagal realius pasiekimus, naudojant objektyvius matavimo mechanizmus. Šį požiūrį pritaikė Vakarų šalių vadybos teoretikai ir jis palaipsniui išsikristalizavo į tai, ką mes žinome kaip KPI sistemą. Svarbų vaidmenį sisteminant racionalų personalo veiklos vertinimą suvaidino Peterio Druckerio darbai, kurie, kaip manoma, vadybą pavertė moksline disciplina. Mokslininko sampratos tiesiogiai teigia, kad tikslai yra, bet yra jų pasiekimo laipsnio įvertinimas per pagrindinius veiklos rodiklius.
KPI pranašumai
Pagrindinė teigiama KPI sistemos pusė yra tai, kad yra darbo ir visos įmonės darbo vertinimo mechanizmas, kuris yra skaidrus visiems įmonės darbuotojams. Tai leidžia institucijoms realiu laiku įvertinti visų pavaldžių struktūrų veiklą, numatyti, kaip bus sprendžiamos užduotys ir pasiekti tikslai. Kitas KPI pliusas yra tas, kad vadovybė turi įrankį pavaldinių darbui koreguoti, jei esami rezultatai atsiliekanuo planuoto.
Jei, pavyzdžiui, atlikus veiklos rezultatų vertinimą pirmąjį pusmetį paaiškėja, kad tam tikri veiklos parametrai nėra pakankamai aukšti, tuomet organizuojami seminarai, kuriais siekiama nustatyti priežastis ir paskatinti darbuotojus po pusmečio dirbti geriau. Kita teigiama KPI pusė – grįžtamasis ryšys tarp specialisto ir vadovo. Pirmieji sulauks ne šiaip nurodymų ir kartais iš pažiūros neobjektyvių niekų, bet ir pagrįstų komentarų, antrieji pagerins veiklą, nurodydami pavaldinio atliekamo darbo klaidas ir trūkumus.
KPI trūkumai
Vertinimo rezultatai pagal KPI (veiksmingumo rodiklius kaip tokius) gali būti interpretuojami ne visai teisingai, ir tai yra pagrindinis šios sistemos trūkumas. Kaip taisyklė, kuo mažesnė tokios problemos atsiradimo tikimybė, tuo daugiau dėmesio skiriama kriterijų, kaip įvertinti veiklos parametrus, formavimo stadijoje. Kitas KPI minusas yra tas, kad įmonės turės išleisti daug resursų šiai sistemai įdiegti (paprastai skaičiuojant laiku, darbu ir finansais). Žinoma, mes kalbame apie pagrindinius tinkamo parengimo lygio efektyvumo parametrus. Gali būti, kad teks atlikti didelio masto darbuotojų perkvalifikavimą: specialistus – siekiant keisti užduotis, taigi ir darbo sąlygas, o vadovybė turės įvaldyti naujus pavaldinių darbo vertinimo metodus. Įmonė gali būti nepasirengusi skirti komandai papildomo laiko įsisavintinaujovės.
KPI diegimo informacija
Pagrindinė užduotis diegiant KPI sistemą („nuo nulio“) yra užkirsti kelią neigiamam darbuotojų požiūriui į ją. Todėl įmonės vadovybė turi aiškiai perteikti naujovių prasmę ir praktinę naudą kiekvienam iš pavaldinių, kurių darbo efektyvumas vėliau vertinamas. Čia geriausias būdas, kai kurių HR srities ekspertų nuomone, yra individualus pristatymas, paaiškinimas konkrečias pareigas užimantiems specialistams: KPI – kas tai yra ir kodėl šią sistemą diegti įmonėje.
Būtų klaida įsakymu besąlygiškai primesti efektyvumo parametrus, tačiau būtinas žingsnis – aukščiausių įmonės pareigūnų kreipimasis. Jei, pavyzdžiui, tiesioginis vadovas informuoja savo padalinio pavaldinius apie neišvengiamą KPI įgyvendinimą, tada šią informaciją turėtų patvirtinti ir generalinis direktorius. Specialistas turi suprasti, kad pagrindinių veiklos rodiklių sistema yra ne viršininko išradimas, o visos įmonės strateginės politikos elementas.
Optimalus KPI diegimo laikas
Ekspertų tarpe vyrauja nuomonė, kad KPI rodikliai, jei kalbame apie sistemą, turėtų būti diegiami vienu metu visuose įmonės valdymo lygiuose – nuo paprastų specialistų iki aukščiausio lygio vadovų. Remiantis šiuo požiūriu, pagrindinių veiklos rodiklių įgyvendinimo laikas negali būti pratęstas laiku: sistema pradeda veikti iš karto. Vienintelis klausimas, kaip optimaliai pasirinkti jo paleidimo momentą. Yra toks požiūris, kad užtenka praneštidarbuotojų apie KPI pradžią maždaug po trijų mėnesių. To pakanka, kad įmonės darbuotojai galėtų išstudijuoti būsimo savo darbo efektyvumo vertinimo specifiką.
Taip pat yra tezė, kad kurį laiką KPI gali veikti lygiagrečiai su ankstesne mokėjimo sistema. Priklausomai nuo valdžios liberalizmo laipsnio, darbuotojas galės pasirinkti, pagal kokią schemą jam bus mokamas atlyginimas. Jūs galite visiškai motyvuoti asmenį dirbti pagal naują KPI per priedus ir premijas, kurių gavimo sąlygos bus aiškiai nurodytos pagrindiniuose parametruose.
KPI sistemos kūrimo etapai
Tiesą sakant, prieš KPI mechanizmų įdiegimą vyksta keli parengiamojo darbo etapai. Pirma, tai laikotarpis, susijęs su strateginių įmonei keliamų tikslų formulavimu. Atliekant tą patį darbo etapą, bendra koncepcija suskirstyta į taktines sritis, kurių efektyvumas turi būti matuojamas. Antra, tai pagrindinių veiklos rodiklių kūrimas, jų esmės apibrėžimas. Trečia, tai yra oficialių galių, susijusių su sistemos įgyvendinimu, paskirstymo darbas, kad kiekvienas atsakingas asmuo užduotų tokį klausimą kaip „KPI – kas tai yra?“
Taigi visi rodikliai bus priskirti konkretiems įmonės asmenims (skyriams). Ketvirta, gali tekti koreguoti esamus verslo procesus (jei to reikalauja atnaujinta strategija). Penkta, tai naujos motyvacijos sistemos kūrimasdarbuotojų, kuriant darbo užmokesčio formules pagal naujus kriterijus. Atlikę visas nurodytas procedūras, galite paleisti KPI sistemą.
KPI reikalavimai
Kaip minėta, KPI yra pagrindiniai veiklos rodikliai, neatsiejamai susiję su įmonės tikslais. Tikslinės krypties kūrimo kokybė yra pagrindinis KPI sistemos reikalavimas. Tikslai gali būti formuojami pagal skirtingus principus, tačiau vienas populiariausių HR aplinkoje yra SMART koncepcija. Reiškia "specifinis" (specifinis), "išmatuojamas" (išmatuojamas), "pasiekiamas" (pasiekiamas), "susijęs su rezultatu" (relevant), "ribotas laiku" (ribotas laiku) ir dėl to suteikiantis parengti ir kokybiški KPI.
Šiuos kriterijus atitinkančių tikslų pavyzdžiai: „atidaryti tiek daug (išmatuojamų) prekybos vietų (konkrečių) mieste (atitinkamai) per pirmąjį ketvirtį (ribotą laiką)“arba „parduoti tiek daug lėktuvų bilietų o tokia šalis per tris savaites. Kiekvienas tikslas turėtų būti suskirstytas į užduotis, kurios savo ruožtu sumažinamos iki asmeninių KPI (darbuotojų ar padalinių) lygio. Optimalus skaičius, kai kurių ekspertų nuomone, yra 6–8.
KPI automatizavimas
Vienas iš sėkmingo KPI diegimo veiksnių yra technologinė infrastruktūra. Kadangi pagrindiniai veiklos rodikliai yra racionalių rodiklių rinkinys, kompiuteris su jais susidoros labai gerai. Yra daug programinės įrangos sprendimų, skirtų KPI valdyti. Tokio platinimo galimybės yra gana plačios. Pirma, tai patoguinformacijos pateikimas (grafikų, analizės, dokumentacijos pavidalu) apie procesus, susijusius su KPI. Ką tai duoda? Visų pirma, duomenų suvokimo vienovė, sumažinanti klaidingo skaičių interpretavimo tikimybę. Antra, tai yra veiklos rodiklių rinkimo ir skaičiavimo automatizavimas. Trečia, tai daugiamatė (su labai dideliais skaičių kiekiais) analizė, kurią žmogui be programos bus sunku atlikti. Ketvirta (esant tinklo infrastruktūrai), tai keitimasis informacija tarp atskirų darbuotojų ir grįžtamojo ryšio kanalų „bosas-pavaldinys“sukūrimas.
