El. paštas dėl daugybės pranašumų prieš popierinius laiškus jau seniai tapo vienu iš pagrindinių komunikacijos rūšių. Tačiau, kaip ir daugelis kitų technologinių naujovių, šis bendravimo būdas turi savo taisykles. Nepaisant to, kad bendravimas internetiniu paštu tapo neatsiejama daugelio gyvenimo sričių dalimi, dauguma vartotojų negalės atsakyti į klausimą, kokie yra el. pašto komponentai.
El. pašto struktūra naudotojo požiūriu
El. pašto žinutės yra panašios ir labai skiriasi nuo popierinių laiškų, pažįstamų vyresniajai kartai. Tačiau nepaisant el. pašto paslaugos, el. pašto struktūra visada yra tokia pati. Išvardykime el. laiško komponentus, trumpai apibūdindami kiekvieną iš jų:
- Laukas „Kam“. Šiame lauke yra gavėjo adresas. Jei yra keli gavėjai, atskirkite juos kabliataškiu.
- Laukas „Tema“. Daugelyje pašto paslaugų jis laikomas privalomu. Ir vartotojams bus lengviau rasti raidę, jei joje teisingai nurodyta tema.
- Laiško turinys. El. laiško tekste yra pagrindinis tekstas.
Paslėpti el. pašto komponentai
Pažiūrėjome į matomą laiško struktūrą. Tačiau be plika akimi matomų elementų, šie laukai taip pat gali būti priskirti el. laiško komponentams:
- iš ko (šis laukas pildomas automatiškai);
- kopija (be pagrindinio adresato, laiško kopija išsiunčiama kam nors kitam);
- akloji kopija (naudojama, jei reikia išsiųsti laiško kopiją neinformuojant pagrindinio adresato);
- priedai.
El. pašto komponentai techniniu požiūriu
Techniniu požiūriu bet kuris el. laiškas taip pat apima šiuos komponentus:
- Antraštės arba, kaip jos dar vadinamos, SMTP protokolo vokai. Šios antraštės gali būti įtrauktos arba neįtrauktos į el. laiško turinį. Tai yra, galima situacija, kai pašto serveris turi daugiau informacijos, nei nurodyta pranešimo tekste. Antraštėje yra siuntėjo, gavėjų ir siunčiančiojo pagrindinio kompiuterio adresai.
- Pats pranešimas, kuris yra SMTP protokolų kalbavadinamas Data. Jis savo ruožtu yra suskirstytas į:
- laiško antraštė – pagal analogiją su popieriniu paštu, joje pateikiami duomenys apie pašto serverius, per kuriuos laiškas buvo perduotas, ir kita informacija;
- laiško turinys – pats laiško tekstas.
El. pašto struktūra verslo korespondencijai
Jei iki šiol kalbėjome apie elektroninio laiško struktūrą techniniu požiūriu, tai dabar pažvelkime į gerai parašyto el. laiško verslo susirašinėjimui elementus, nes kiekviena save gerbianti įmonė stengiasi laikytis pagal visuotinai priimtus bendravimo standartus.
Nors yra daugybė skirtingų elektroninių pranešimų klasifikacijų, jie skirstomi į dvi grupes pagal dizaino struktūrą. Pirmoji grupė – bendravimo laiškai, jie naudojami darbo eigoje. Antrasis – susitarimo raštai: pranešimai, kuriuose apibendrinamas susitikimas, nurodomi darbų atlikimo terminai ir kiti svarbūs aspektai, siekiant išsiaiškinti, kokių veiksmų reikia iš kiekvienos iš šalių.
Išvardykime kiekvieno tipo el. laiškų komponentus atskirai.
Laiškas-komunikacija
Jo struktūroje turi būti:
- El. laiško tema. Šiame lauke geriausia nurodyti, ko tiksliai tikitės iš šeimininko, pvz., susitarti dėl susitikimo laiko, svarstytinų klausimų sąrašo ir pan.
- Sveikinimai. Net jei laišką planuojama išsiųsti keliems žmonėms,dalykinio bendravimo etika reiškia privalomą adresatų pasisveikinimą.
- Pranešimo turinys. Tikrasis el. laiško tekstas, kuriame kiek įmanoma tiksliau aprašoma užklausa.
- Įmonės parašas. Taškas, kurį daugelis pamiršta. Teisingai sudarytame parašo šablone nurodomas visas autoriaus vardas, pavardė ir pareigos, jo kontaktinė informacija (telefono numeris, nuorodos į įmonės svetainę, el. paštas ir kt.). Parašas gali skirtis priklausomai nuo organizacijos priimtų taisyklių ir nuostatų.
- Laukai „Kam“ir „Cc“. Jie pateikiami paskutiniai dėl priežasties – užpildydami juos paskutiniai, pašalinsite galimybę išsiųsti nebaigtą ar nepatvirtintą pranešimą.
Susitarimo raštas
Kaip minėta, tokio tipo elektroninis pranešimas naudojamas susitikimo rezultatams apibendrinti, kiekvienos pusės veiksmų planui nurodyti ir terminams nustatyti. Tokie laiškai yra savotiškas susitikimų „protokolas“ir leidžia patogiai struktūrizuoti informaciją. Šio tipo raidė pastatyta pagal planą:
- Sveikinimai. Jei laiške susumuotas susirinkimo dalyvių skaičius buvo mažas, galite visus surašyti pagal vardus arba naudoti apibendrintą pasisveikinimo tipą.
- Pakartokite susitikimo tikslą, kurio rezultatai apibendrinti laiške.
- Sąrašas klausimų, kurie buvo aptarti susitikimo metu. Prie kiekvieno numerio nurodomi susitarimai, sprendimai ir įgyvendinimo terminai.
- Problemų, kurių nereikia skubiai spręsti, bet kurių nereikėtų pamiršti, sąrašas.
- Susitikimo dalyvių nuomonės aiškinimas – ar į viską atsižvelgiama?
- Šablono parašas.
